Груз привезли, а подписать ЭПЭ некому

Ситуация: водитель или представитель привёз груз на терминал, а электронное поручение экспедитору (ЭПЭ) не подписано. Сотрудник с электронной подписью в офисе, на обеде, в отпуске или в другом часовом поясе. Груз стоит, за ним копится очередь.

Коротко: без подписанного ЭПЭ приём груза не состоится. Подпись — это не формальность в конце, а условие начала перевозки.

Что делать сейчас

1. Свяжитесь с ответственным сотрудником. Подписать поручение можно из офиса: присутствие на терминале для этого не нужно, нужен доступ в личный кабинет оператора. Приехали к нам со своим носителем подписи — можно подписать на месте.
2. Сообщите нашему менеджеру. Мы подскажем, на какой стадии находится документ и чего именно не хватает.
3. Не рассчитывайте на бумагу. Оформить приём на бумаге «в порядке исключения» нельзя: перечень исключений закрытый, и неготовность к электронному документообороту в него не входит.

Как не попадать в это дальше

1. Формируйте ЭПЭ до выезда машины, а не в день сдачи груза.
2. Назначьте второго подписанта с электронной подписью и машиночитаемой доверенностью — на отпуск, больничный и вечерние отправки.
3. Учитывайте часовые пояса, если отправитель, получатель и подписант находятся в разных регионах.
4. Отправляете день в день — начинайте с документа. Время, потраченное на согласование поручения, уходит из времени на подачу машины.

Кто подписывает поручение и можно ли передать это нам — в статье может ли транспортная компания подписать за вас.