Как устроен обмен: XML, титулы, проверки
Электронный документ — это файл XML, который стороны подписывают по частям. Оператор проверяет его первым, ГИС ЭПД — итогово, хранение 5 лет.
Коротко: электронный перевозочный документ — это файл в формате XML. Каждый участник подписывает свою часть — титул. Оператор проводит первичную проверку файла, ГИС ЭПД — итоговую, после чего документ зарегистрирован и хранится 5 лет.
Путь одного документа
- Формирование. Участник создаёт документ в системе оператора или в своей учётной системе. Формат единый для всей страны — форматы электронных перевозочных и экспедиторских документов утверждает ФНС России.
- Подписание титулов. Документ подписывается несколькими участниками перевозки: каждый подписывает свой титул своей электронной подписью.
- Первичная проверка. Файл проверяет оператор ИС ЭПД, через которого идёт обмен.
- Передача в ГИС ЭПД. Оператор направляет документ в государственную систему.
- Итоговая проверка и регистрация. ГИС ЭПД проверяет файл и регистрирует его. Для транспортной накладной именно после регистрации в мобильном приложении водителя появляется QR-код.
- Хранение. В ГИС ЭПД документы хранятся 5 лет с даты размещения. Свой электронный архив ведут и участники: экспедитор и перевозчик хранят документы минимум 5 лет.
Что важно знать про обмен
- Черновиков в государственной системе не бывает. Направление черновиков в ГИС ЭПД не предусмотрено: пока документ не подписан, он туда не уходит. Подготовить и согласовать документ со второй стороной можно на стороне оператора — такую возможность дают не все.
- Подписанный документ не редактируется. При ошибке формируется исправленный электронный документ, а не правка прежнего.
- Отозвать транспортную накладную, принятую ГИС ЭПД, нельзя — процедура отзыва или аннулирования правилами не предусмотрена.
- За достоверность сведений отвечает тот, кто подписал файл.
Проверяйте данные до подписания: отправителя и получателя, адрес забора и доставки, наименование груза, количество мест, вес и объём. После регистрации исправление — это уже новый документ и потерянное время. Подробный список — что проверить до подписания.
Оператор обязан обеспечивать круглосуточную обработку документов и бесперебойную работу системы, кроме времени сервисного обслуживания. Если документ или QR-код долго не появляется, не ждите — обращайтесь в техподдержку своего оператора.
Что такое титул и почему документ собирается по частям — короткое объяснение.
Норма права
- ФЗ от 08.11.2007 № 259-ФЗ, ст. 8
- ФЗ от 08.11.2007 № 259-ФЗ, ст. 18.1
- ПП РФ от 21.05.2022 № 931
- ПП РФ от 27.04.2026 № 469
- приказ ФНС России от 28.04.2026 № ЕД-1-26/277
Остались вопросы по этой теме? Спросите своими словами или свяжитесь с нами напрямую.
Читайте также
ГИС ЭПД: что это и почему вы в ней не работаете
Государственная система Минтранса, куда электронные документы попадают автоматически. Подключиться к ней напрямую нельзя, а регистрироваться отдельно не нужно.
Что такое титул электронного документа
Титул — часть электронного документа, которую подписывает один участник. Из титулов собирается один документ вместо бумажного бланка с подписями всех сторон.
Оператор ИС ЭПД: кто это и кого выбрать
Компания, через систему которой вы создаёте, подписываете и передаёте электронные документы. В России их 11, и договор с одним из них и есть «подключение к ЭПД».
Источник: Памятка «ЭПД с 1 сентября 2026» (PNG), блок 3; Разъяснения Минтранса, 1.7, 2.13, 2.14, 2.15, 3.6, 5.8; Презентация «Бизнес с 1 сентября», слайды 6, 7, 13, 14; Руководство по ЭЭР, стр. 3